Articles
24th Aug 2015Posted in: Articles 0
Tips Membuat Guest List

Menyusun daftar undangan untuk resepsi pernikahan tidak hanya penting dan mendasar, tapi juga sensitif bahkan berpotensi konflik. Sebaiknya, penyusunan guest list ini diatur jauh-jauh hari dan dengan batasan-batasan yang jelas.

Berapa jumlah orang yang diundang jelas akan berkait erat dengan budget yang perlu dikeluarkan dalam sebuah pesta pernikahan. Catering, souvenir, kapasitas venue semua harus sesuai dengan jumlah tamu. Selain itu, siapa yang diundang juga bisa mempengaruhi persiapan pernikahan. Misalnya, jika banyak tamu VIP, berarti catering dan venue harus disesuaikan. Atau, jika sebagian besar tamu berasal dari kota A, maka sebaiknya tidak memilih kota B sebagai venue. Dan jika jumlah tamu dari kota A dan B sama banyaknya, berarti sebaiknya mencari venue yang mudah dijangkau dari dua lokasi tersebut.

Penentuan guest list juga bisa jadi isu sensitif jika ada satu pihak yang merasa diperlakukan tidak adil. Merasa sudah berkontribusi besar pada resepsi, baik kontribusi biaya mauapun tenaga, namun hanya mendapat jatah mengundang sedikit. Karena itu, hati-hati dalam hal pembagian kuota undangan.

Langkah awal yang sebaiknya diambil adalah menentukan jumlah undangan yang akan diundang. Umumnya orang akan menyesuaikan dengan budget. Bisa juga membuat daftar undangan terlebih dahulu, kemudian baru menyediakan budget yang sesuai dengan kebutuhan. Namun, sebaiknya, sejak awal sudah memiliki patokan berapa kira-kira tamu yang akan diundang.

Tetapkan siapa saja yang berhak mendapat jatah mengundang. Umumnya, yang berhak mengundang adalah kedua mempelai dan orangtua kedua mempelai. Tapi, pada beberapa suku, ada tradisi lain yang juga memberikan hak mengundang pada paman/bibi/kakek/nenek. Langkah selanjutnya, bagi-bagi kuota yang ada dengan jumlah orang yang berhak mengundang. Pembagiannya tentu tidak harus sama, tergantung kontribusi, dan kepatutan secara adat. Di sini memang jadi tantangan, kedua pihak keluarga pengantin bisa saja tidak setuju akan pembagian yang ada. Ingat untuk berkepala dingin dan menyampaikan alasan dengan baik, kenapa setiap orang mendapat kuota tertentu.

Susun daftar tamu dari yang paling penting sampai yang tidak terlalu penting. Ukuran penting atau tidaknya berkait beberapa hal.

  • Pertama, kedekatan relasi, baik itu relasi keluarga, maupun relasi profesional. Artinya, sepupu satu kali tentu lebih penting untuk diundang daripada sepupu dua kali. Teman satu departemen di kantor tentu lebih penting untuk diundang daripada teman beda departemen. Atau teman satu angkatan di kampus, lebih penting untuk diundang darpada teman beda angkatan.
  • Kedua, kedekatan emosi. Sejauh atau sedekat apapun relasinya, jika terdapat kedekatan emosi dengan orang tertentu sebaiknya diundang. Misalnya sahabat baik, walaupun tidak satu kantor, tidak pernah satu kampus, atau satu lingkungan tempat tinggal, tapi tentu sewajarnya mereka diundang. Sebenarnya, secara alamiah, kita tentu ingin berbagi kebahagiaan dengan orang-orang yang dekat secara emosional, jadi mestinya mereka tak lupa dicantumkan di daftar undangan.
  • Ketiga, kedekatan waktu. Mereka yang ada di kehidupan kita saat ini, lebih urgent untuk diundang daripada mereka yang ada di kehidupan masa lalu. Misalnya teman kantor saat ini, lebih penting untuk diundang daripada teman sekolah saat SMA. Tentu saja jika kita masih sering berkomunikasi intens dengan teman-teman SMA hingga sekarang, berarti teman-teman SMA tersebut masih dikategorikan orang-orang yang ada di kehidupan kita saat ini.
  • Keempat, orang-orang yang pernah mengundang. Sewajarnya, jika kita pernah diundang untuk datang ke resepsi pernikahan seseorang, kita pun mengundang mereka di hari pernikahan kita. Biasanya, yang guest list nya penuh dengan kategori ini adalah para orangtua.

Buatlah susunan daftar tamu tersebut dari yang paling penting hingga yang kurang penting. Jika nanti ternyata tidak memungkinkan untuk mengundang semua, dapat dengan mudah dikurangi dari daftar yang paling bawah.

Namun seringkali, setelah beberapa kali mengurangi pun, masih saja belum sesuai dengan budget atau kapasitas venue. Jika memang masih banyak daftar undangan yang sebaiknya diundang namun tak memungkinkan, Calon Manten bisa membuat acara tambahan di lain waktu, dengan format yang lebih casual dan simple, sehingga tidak memakan banyak biaya. Seperti acara syukuran makan-makan bersama di sebuah restoran, atau resepsi kecil di rumah tempat tinggal Calon Manten nanti. Lebih sederhana lagi, dapat mengirimkan bingkisan berupa souvenir dan makanan tertentu ke rumah orang-orang yang tereliminasi dari guest list. (dw/calonmanten.com)

Leave a Reply